Guia y Tercer Taller de Excel Intermedio y Avanzado  para los Aprendices del Municipio de Ibagué ficha 2154814  y  2154811

Formato Condicional en Excel 

Se utiliza para que, según el valor que tenga una celda, Excel aplique un formato especial o no. Lo utilizaremos para resaltar celdas dependiendo del valor que contengan, para resaltar errores en valores que cumplan una condición determinada...

Mediante la aplicación del formato condicional, podremos identificar de una forma rápida, las variaciones producidas en un intervalo de valores.

Como aplicar el Formato Condicional

Primero tenemos que seleccionar las celdas a las cuales vamos a aplicar el formato condicional. Vamos a la ficha Inicio, al grupo Estilos, y pinchamos en Formato Condicional.

Tenemos diferentes opciones:

Resaltar reglas de celdas, Reglas superiores e inferiores, Barra de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos, si queremos aplicar efectos a las celdas.

La opción Nueva regla, nos va a permitir crear una regla personalizada para aplicar un formato determinado a las celdas que cumplan unas condiciones. Pinchamos y se nos abre el cuadro Nueva regla de formato.

Tenemos que seleccionar el tipo de regla que queremos aplicar:

• Aplicar formato a todas las celdas según sus valores
• Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan
• Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior
• Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio.
• Aplicar formato únicamente a los valores duplicados.
• Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

Después en el apartado Editar una descripción de regla, debemos indicar las condiciones que tiene que cumplir la celda y la forma en la que se va a marcar, que será diferente dependiendo del tipo de regla que hayamos elegido. Luego le damos a Aceptar y se creará la regla. Así, cada celda que cumpla las condiciones se marcará.

Si el valor de la celda, no cumple ninguna condición, entonces no se le aplicará ningún tipo de formato especial.

Ejercicio:

Digitar los siguientes datos en Excel

Ahora vamos a encontrar las ventas mayores a  $ 3.000.000 que las muestre con relleno color rojo claro.

- Seleccionar los números

- Clic en la ficha Inicio

-clic en formato condicional

-Reglas para resaltar las celdas

- Clic en Es mayor que...

sale una ventana

- Digitar los datos que nos solicitan 
- Aceptar
Muestra la información solicitada. Cualquier cambio que se le haga a las ventas se releja el formato.
Ahora vamos a realizar otro ejercicio.
- Borramos el formato de las celdas

Encontrar las ventas menores a  $2.500.000  con texto color rojo sin relleno en la celda.

Resultado

TALLER

1) Mostrar con formato texto rojo a los aprendices que sacaron menos de 3 en la nota final.

 La nota final le agregamos formulas:

=suma(primera celda:ultima celda)/cantidad de notas o la fórmula  =promedio(primera celda:ultima celda)

2) Mostrar los préstamos  entre $ 200.000 y $ 400.000  con texto color verde

ENVIAR AL CORREO

Guia y Cuarto Taller de Excel Intermedio y Avanzado  para los Aprendices del Municipio de Ibagué ficha 2154814  y  2154811

Validación de datos en Excel

La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

Importancia de la validación de datos en Excel

De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.

Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el siguiente:

Ejercicio

Digitamos los siguientes datos.
Los  usuarios tienen que ingresar edades menores de 18 años.
Pasos
-Seleccionamos las celdas donde van los datos que van a ingresar
-Clic en la ficha Datos
-Clic en validación de datos y de nuevo validación de datos

Sale una ventana y la configuramos:
- En permitir seleccionamos números enteros
-Seleccionar datos Entre
-Ingresamos el mínimo  (1) y máximo (17)

Ahora configuramos el mensaje de Entrada (título y mensaje)

      Configuramos el mensaje de Error (Estilo, título y mensaje)

Aceptamos
Digitamos datos correcto (de 1 a 17) Muestra el mensaje de entrada

Digitamos datos mayores a 17
Muestra el mensaje de error

Ejercicio en formación

a) Validar  que los días trabajados no pase los treinta

b)  Mostrar los sueldo mayores a   $500.000 celda color verde

c)  Mostrar las compra de materiales  mayores a   $700.000 celdas color rojo

TALLER

1) Agregamos validación de datos a cada una de las notas (Nota1,  nota2, nota3 y nota4) con mensajes de advertencia y de error.

2) En los días trabajados agregamos validación de datos (mensajes de advertencia y mensajes de error). La nómina es Máximo hasta treinta días.

Sexta    Guía y Taller  de Excel Avanzado

Visual Basic  Excel

El Editor de Visual Basic, o Editor de VBA,  forma parte del programa Microsoft Excel, este Editor nos permite crear, modificar o emplear Macros, las cuales nos permiten ampliar el funcionamiento por defecto de la funcionalidad de Excel.

Este editor es también conocido como VBE por sus siglas en ingles (Visual Basic Editor).

¿Cómo acceder al Editor de Visual Basic?

Para para poder acceder al Editor de Visual Basic se puede emplear la combinación de teclas ALT + F11, si bien esto nos permite ingresar y trabajar con el Editor de VBA, lo mejor es tener disponible una Ficha conocida como Ficha Programador o Ficha Desarrollador, la cual contiene mas opciones.

Primer Ejercicio

Mostrando un mensaje

Sólo tienes que insertar en tu macro el comando MsgBox. En el ejemplo siguiente:

MsgBox "texto del mensaje"

Pasos:

ALT + F11  

- Clic en el menú herramientas

- Clic en macros

- Digitar el nombre de la macro y clic en crear

-Pegamos el código o lo digitamos

 Código: MsgBox "mi nombre es..."

- Cerrar.

-Ejecutar la macro

Segundo Ejercicio

Escribir la fecha y la hora actual en la hoja de cálculo. El siguiente ejemplo inserta estos datos en la celda A1, vea.

Sub escribirDataEHora ()
Range ("A1") = Now
End Sub

Tercer  Ejercicio

Código para pasar numero a letra con decimales

'FUNCION ALETRAS

Function ALETRAS(Numero As Double, Optional DecimalEnLetra As Boolean) As String

'Declaracion de variables

Dim Moneda As String

Dim Monedas As String

Dim Centavo As String

Dim Centavos As String

Dim Con As String

Dim NumCentavos As Double

Dim Letra As String

Const Maximo = 1999999999.99

' Parámetros

Moneda = "Peso"

Monedas = "Pesos"

Decimal1 = "Centavo"

Decimales = "Centavos"

Con = "Con"

'Si el numero esta dentro de 0 y 1999999999.99 (Maximo) entonces

'convertir el numero a letras

If (Numero >= 0) And (Numero <= Maximo) Then

    Letra = LETRAS((Fix(Numero)))

    'Si solo es un numero entonces

    'agregar la moneda en singular

    If (Numero = 1) Then

        Letra = Letra & " " & Moneda

    'De lo contrario agregar la moneda en plural

    Else

        Letra = Letra & " " & Monedas

    End If

    NumCentavos = Round((Numero - Fix(Numero)) * 100)   'Pasar a decimales (al numero le resta el numero entero y lo multiplica por 100)

    'Si los centvos son mayores a cero entonces

    If NumCentavos >= 0 Then

        'Si el parámetro DecimalEnLetra es VERDADERO

        If DecimalEnLetra Then

        'Convertir los centavos en letra

            Letra = Letra & " " & Con & " " & LETRAS(Fix(NumCentavos))

            'Si el centavo es uno agregar leyenda Centavo (Singular)

            If (NumCentavos = 1) Then

                Letra = Letra & " " & Decimal1

            'De lo contrario agregar la leyenda Centavos (Plural)

            Else

                Letra = Letra & " " & Decimales

            End If

         'De lo contrario mostrar los centecimos como número

         Else

            'Si los centavos son menores a 10 entonces

            If NumCentavos < 10 Then

                Letra = Letra & " " & Con & " " & " 0" & NumCentavos & "/100"

            Else

            'De lo contrario

                Letra = Letra & " " & Con & " " & NumCentavos & "/100"

            End If

         End If

    End If

    'Regresar el resultado final de la conversión

    ALETRAS = Letra

Else

    'Si el Numero no está dentro de los límites mostrar un mensaje de error

    ALETRAS = "ERROR: el importe esta fuera del límite."

End If

End Function

'Funcion LETRAS

Function LETRAS(Numero As Long) As String

'Declaracion de las variables

Dim Unidades, Decenas, Centenas

Dim Resultado As String

'Numeros en letras

Unidades = Array("", "Un", "Dos", "Tres", "Cuatro", "Cinco", "Seis", "Siete", "Ocho", "Nueve", "Diez", "Once", "Doce", "Trece", "Catorce", "Quince", "Dieciséis", "Diecisiete", "Dieciocho", "Diecinueve", "Veinte", "Veintiuno", "Veintidos", "Veintitres", "Veinticuatro", "Veinticinco", "Veintiseis", "Veintisiete", "Veintiocho", "Veintinueve")

Decenas = Array("", "Diez", "Veinte", "Treinta", "Cuarenta", "Cincuenta", "Sesenta", "Setenta", "Ochenta", "Noventa", "Cien")

Centenas = Array("", "Ciento", "Doscientos", "Trescientos", "Cuatrocientos", "Quinientos", "Seiscientos", "Setecientos", "Ochocientos", "Novecientos")

Select Case Numero

    Case 0

        Resultado = "Cero"

    Case 1 To 29

        Resultado = Unidades(Numero)

    Case 30 To 100

        Resultado = Decenas(Numero \ 10) + IIf(Numero Mod 10 <> 0, " y " + LETRAS(Numero Mod 10), "")

    Case 101 To 999

        Resultado = Centenas(Numero \ 100) + IIf(Numero Mod 100 <> 0, " " + LETRAS(Numero Mod 100), "")

    Case 1000 To 1999

        Resultado = "Mil" + IIf(Numero Mod 1000 <> 0, " " + LETRAS(Numero Mod 1000), "")

    Case 2000 To 999999

        Resultado = LETRAS(Numero \ 1000) + " Mil" + IIf(Numero Mod 1000 <> 0, " " + LETRAS(Numero Mod 1000), "")

    Case 1000000 To 1999999

        Resultado = "Un Millón" + IIf(Numero Mod 1000000 <> 0, " " + LETRAS(Numero Mod 1000000), "")

    Case 2000000 To 1999999999

        Resultado = LETRAS(Numero \ 1000000) + " Millones" + IIf(Numero Mod 1000000 <> 0, " " + LETRAS(Numero Mod 1000000), "")

End Select

LETRAS = Resultado 

End Function

 

Pasos:

Seleccionar y copiar el código

- Abrir VisualBasic

- Clic en Insertar

-Clic en Modulo

- Pegamos el código

- Cerrar

- Clic donde saldrá los números en texto

- Abrír  la función con igual, digitar aletras, paréntesis, clic en la celda a pasar en letras, cerrar el paréntesis. Enter

=ALETRAS(C3)

TALLER EN FORMACIÓN

8.  En el total que salga en letras en la siguiente celda:

9.  Una macro con un botón que salga el mensaje de la agencia de viaje.

TALLER

1) Crear  macros con el comando 

    MsgBox "Bienvenidos a esta web!", vbExclamation

MsgBox "Bienvenidos a esta web!", vbYesNo, "Mi título"

 

Combinemos varios botones

MsgBox "Bienvenidos a esta web!", vbYesNo + vbExclamation, "Mi título"

Taller final

1) Encontrar la venta total 

2) Mostrar total en letras

3) Ingresar botón con macro que limpie  e imprima (2)

4) Mostrar un mensaje con exclamación con visual Basic

2)